Office Automation in cloud: Office 365, Google Docs, LibreOffice Online e altri

“I costumi e le mode degli uomini cambiano come le foglie sul ramo, alcune delle quali vanno ed altre vengono.”

(Dante Alighieri)

Uno dei vocaboli che ricorre sempre più spesso nel settore informatico, ma ormai anche nelle conversazioni comuni, è cloud. Parola che semplicemente tradotta significa nuvola, ma che a livello informatico indica tutta una serie di servizi che possono essere erogati tramite internet.

Già, perché tutto si basa sulla rete, sulla connessione e sulla condivisione. Pur essendo divenuto uno dei vocaboli più usati (o abusati) dei nostri giorni non è assolutamente nuova nel mondo informatico.

In principio era il cloud

Nel 1950, quando comparirono le prime sale server costituite da giganteschi mainframe, il calcolo veniva condiviso tra i vari “cervelloni”, che nello schema strutturale sembravano delle nuvole sparse. Da allora il vocabolo cloud è stato usato e riusato, con critiche a favore o contro, per identificare tutta una serie di servizi erogati tramite dei server che vengono spesso identificati con alcuni acronimi:

• SaaS (Software as a Service) – permette di utilizzare un programma installato su un server
• DaaS (Data as a Service) – i dati vengono inviati ad un server che permette di riutilizzarli ovunque come se li avessimo su un hard disk locale
• PaaS (Platform as a Service) – una vera e propria piattaforma di sviluppo di nuovi servizi, che semplifica la gestione dell’hardware e del sistema.

In questa evoluzione di sviluppo di servizi online non poteva mancare anche la parte di office automation, che ha visto negli ultimi anni aumentare le varie proposte ed alternative, gratuite o a pagamento, proprietarie o open source.

In questa fascia di servizi cloud tramite un server web vengono messi a disposizione tutti quei software che normalmente avremmo installato su un pc locale ed utilizzato per la redazione di documenti o fogli elettronici. Tutto con il grande vantaggio di poter utilizzare queste applicazioni tramite i programmi che normalmente utilizziamo per navigare in internet, permettendo quindi l’utilizzo in mobilità, sempre che vi sia la possibilità di utilizzare un’adeguata connettività e condividere e rendere disponibile la scrittura collaborativa dei documenti e dei file.

Google Docs

Sicuramente si tratta della web application più conosciuta e utilizzata. Una vera e propria office suite online. Google Docs permette di scrivere documenti, preparare fogli di calcolo, presentazioni, disegni e moduli per raccogliere dati.

Tutti i file realizzati vengono memorizzati nello spazio reso disponibile e gestibile tramite Drive, di cui abbiamo già parlato, e che l’azienda di Mountain View raggruppa sotto i servizi di collaboration.

I file realizzati possono essere condivisi con altri utenti attraverso un link con dei permessi di utilizzo, lettura o scrittura, oppure possono essere scaricati (o meglio esportati) nei formati PDF, quelli di casa Microsoft (docx, xlsx, pptx, rtf) ed OpenDocument (odt, ods), TXT.

Oltre all’esportazione, i file possono essere realizzati con una suite desktop e caricati in Drive e quindi editati da una delle web apps. Tutto in maniera trasparente e senza conversioni.

I servizi Google sono di base gratuiti e per attivarli basta registrarsi, creando una casella Gmail ed avere a disposizione 15 GB di spazio di gestione file. Spazio che è possibile espandere fino a 30 TB con formule in abbonamento. Inoltre il colosso di Mountain View ha predisposto il servizio a pagamento Google Apps for Work dedicato al mondo lavorativo e Google Apps for Education, destinato al mondo della scuola e completamente gratuito.

Office365

E’ la versione cloud di Microsoft Office che mette a disposizione in abbonamento ed in mobilità alcune delle funzionalità del più conosciuto pacchetto d’ufficio per il desktop. Sono presenti Word, Excel e Power Point ed il tutto integrato in OneDrive, il servizio di cloud storage di casa Redmond.

Naturalmente in base al pacchetto e al tipo di offerta che viene acquistato possono aumentare i servizi a disposizione. Infatti la piattaforma mette a disposizione anche i software Outlook, OneNote, Publisher e Skype.

La suite funziona regolarmente con tutti browser, ma nel caso di Google Chrome è consigliabile l’utilizzo di un’app apposita che Microsoft ha reso disponibile per il software di navigazione di casa Mountain View.

Manca, rispetto alla versione desktop, il programma di gestione basi di dati Access disponibile solo nella versione desktop naturalmente con costi nettamente diversi dalle versioni cloud.

Office365 può salvare i file sia nei formati propri, che esportare in PDF o in OpenDocument. Naturalmente è possibile importare file creati con una suite desktop in OneDrive, aprirli e modificarli con le applicazioni online. Tuttavia se si desidera modificare un file in formato ODF, ad esempio un documento di testo in ODT, Word ci avviserà che se si modifica il file potrebbero verificarsi dei problemi di compatibilità e rimandando ad una pagina dove vengono evidenziate le differenze di gestione del formato aperto dalla web app.

Per migliorare l’utilizzo, come per la suite Google, sono disponibili nei diversi store delle app installabili anche su Android e iOS.

Office365, che è possibile utilizzare in prova per 30 giorni, offre uno spazio dati di 1 TB per salvare i propri dati.

Open Source e Cloud

Naturalmente anche il mondo open source ha messo appunto nell’ultimo anno alcune soluzioni libere di suite per ufficio online.

D’altronde sotto certi punti di vista il software libero vanta il primato di aver dato origine al concetto dei servizi SaaS. E’ infatti nel 2000 che Tim o’Reilly nel suo Paradigm Shift propone questa nuova visione e le potenzialità che il modello open source avrebbe potuto offrire.

LibreOffice Online e Collabora Online

Annunciata nel 2015, rilasciata successivamente in beta ed arrivata ufficialmente nei primi mesi di quest’anno, LibreOffice Online è la versione cloud della famosa suite libera sviluppata sotto l’egida di The Document Foundation da Collabora, una delle aziende che partecipa attivamente allo sviluppo della versione desktop.

La versione web di LibreOffice è composta dal modulo di videoscrittura Writer, dal foglio elettronico Calc e Impress per la realizzazione di presentazioni. Inoltre utilizza lo stesso motore di rendering della versione desktop e quindi riesce ad editare, oltre ai formati OpenDocument, OOXML (docx, xlsx, pptx) ed anche i file legacy Microsoft (doc, xls, ppt) senza nessuna conversione.

Il progetto è rilasciato sotto la stessa licenza di LibreOffice e il codice sorgente è disponibile per essere utilizzato ed integrato in servizi di terze parti, sempre nel rispetto delle licenze open.

Collabora ha realizzato un plugin che permette di integrare la suite online con ownCloud e il neonato Nextcloud. In questo modo è possibile creare e modificare i moduli direttamente all’interno dei due progetti di condivisione. L’abbinata di LibreOffice Online con ownCloud e NextCloud mette a disposizione degli utenti una alternativa libera a Google Docs e Office365.

Se si desidera utilizzare i servizi SaaS di Collabora Online, si può scegliere di quanto spazio si ha bisogno, se ospitare i propri dati aziendali o personali su un server pubblico oppure dietro a un firewall, rafforzando ulteriormente i sistemi di sicurezza.

La suite libera online permette la condivisione del file, con una limitazione alla modifica. In pratica il documento può essere visualizzato contemporaneamente da più utenti, ma l’editing è permesso ad una sola persona per volta. Le modifiche vengono comunque visualizzate in tempo reale e l’interfaccia mostra se si sta  utilizzando il file in sola lettura o in modifica. Tuttavia a breve, come da roadmap, verrà implementata anche la scrittura collaborativa.

Per questa versione di LibreOffice è stata implementata una interfaccia grafica web in HTML5 e non virtualizzando quella desktop. Questo permette di avere una suite WYSIWYG che si adatta a tutti i dispositivi con un browser installato.

Open365

Questa suite, salita alla ribalta alcuni mesi fa, è realizzata da eyeOS, società specializzata nella virtualizzazione in HTML5 ed acquisita da Telefonica nel 2014.

Sostanzialmente la piattaforma messa a disposizione da questa azienda, ed utilizzabile attualmente in versione beta, è la virtualizzazione di un ambiente desktop, che permette di usufruire delle normali interfacce desktop in un browser.

Open365 dispone di un cloud storage dove poter salvare i propri dati, un client di posta elettronica, il programma di fotoritocco Gimp e la suite LibreOffice con Writer, Calc e Impress in versione completa.

A differenza di tutte le altre soluzioni online (proprietarie e non), essendo una virtualizzazione dei software desktop, possiamo utilizzare nel programma di navigazione web le stesse funzionalità presenti nelle versioni classiche.

Onlyoffice

Questa suite è realizzata da Ascensio Sytem SIA ed è stata rilasciata in versione open source.

Onlyoffice è una piattaforma completa come le precedenti, che mette a disposizione oltre al wordprocessor, al foglio di calcolo e le presentazioni, anche applicazioni per gestire progetti e posta elettronica.

Dispone naturalmente di un proprio spazio per il salvataggio dei documenti e la possibilità di condividerli con altri utenti.

La suite salva nativamente nei formati OOXML di Microsoft e permette anche di scaricare i file sempre negli stessi formati. E’ possibile inoltre importare e leggere diversi tipi di formati, come i file OpenDocument che tuttavia vengono convertiti nei formati di casa Redmond. A differenza di tutte le altre suite che lasciano inalterato i file nel loro formato, se ad esempio carichiamo un file ODT nella cartella online, verrà convertito automaticamente al termine dell’importazione in DOCX. Stessa cosa avviene per i formati legacy doc, xls, ecc.

Conclusione

Tutte le suite presentate mettono sostanzialmente a disposizione degli utenti le medesime funzionalità di base, con l’integrazione di eventuali software aggiuntivi e la possibilità di condividere i file con altri utenti.

La differenza sostanziale tra le versioni proprietarie e open, è data dalla possibilità non indifferente di quelle libere di poter installare tali applicazioni su un proprio server. Sicuramente questo aspetto assume una rilevanza maggiore in ambito aziendale e nelle Pubbliche Amministrazioni.

Le suite online open source offrono a strutture complesse ed importanti di mantenere un controllo sia sulla struttura che sui propri file, evitando di affidarli con i relativi problemi di privacy e sicurezza a fornitori esterni. Il rovescio della medaglia è sicuramente la messa a disposizione di una infrastruttura e una competenza interna di gestione che spesso purtroppo possono mancare e che vengono sopperite semplicemente con l’acquisto di soluzioni enterprise. Cosa che si potrebbe ovviare magari ricorrendo a professionisti per la sola gestione dell’infrastruttura.